Bạn mở laptop. Trong hộp thư có email tiếng Anh của đối tác, gửi hai tiếng trước, chờ trả lời.
Bạn hiểu ý người ta. Câu trả lời trong đầu đã có, bằng tiếng Việt, năm câu.
Bạn mở Google dịch. Chép câu Việt vào, đọc bản tiếng Anh, sửa vài chữ nghe kỳ, chép sang Gmail, đọc lại, sửa thêm hai chỗ. Bấm gửi. Hai mươi phút cho một email năm câu. Ngày sáu email là hết một giờ, chưa kể công việc chính.
Mỗi lần đối tác trả lời, bạn thấy giọng người ta ngắn gọn, sạch sẽ. Giọng của bạn thì lòng vòng, như một nhà bác học cố gắng cho lịch sự.
Một câu học viên viết cho Hằng, đúng cảm giác này: "biết là sai mà không biết sai chỗ nào".
Trong phương pháp Speakout, việc học tiếng Anh đi theo sáu cấp: Âm, Từ, Cụm, Câu, Đoạn, Bài. Email công việc chạy chủ yếu trên hai cấp giữa: Cụm và Câu.
Điểm mấu chốt: email công việc không cần sáng tạo, nó chạy trên khuôn cụm cố định.
Nghĩ lại xem bạn viết những email gì trong một tuần. Khoảng 80% rơi vào bốn việc: xin thông tin, xác nhận cuộc họp, đưa cập nhật, cảm ơn. Mỗi việc có một bộ khuôn riêng. Học khuôn là viết được, không cần nghĩ.
Người bản xứ viết email cũng không sáng tác. Họ chọn khuôn phù hợp, lấp thông tin cụ thể vào chỗ trống. Còn bạn đang làm ngược: nghĩ một câu tiếng Việt, rồi dịch từng chữ sang tiếng Anh. Vừa chậm vừa kỳ, vì hai ngôn ngữ không đi cùng một cách sắp câu.
Cái làm bạn chậm không phải bạn kém tiếng Anh. Là bạn đang chọn nhầm việc.
Bạn nghĩ mình cần dịch câu Việt sang Anh. Thật ra bạn cần chọn khuôn có sẵn rồi lấp vào.
Dịch là việc khó, ngay cả với người dịch chuyên. Hai ngôn ngữ khác logic sắp câu, khác sắc thái, khác mức trang trọng. Chọn khuôn thì đơn giản hơn nhiều. Bạn đọc email đối tác, nhận ra tình huống, chọn khuôn tương ứng, thay chỗ trống. Xong.
Chuyển được từ dịch sang chọn khuôn là bạn tiết kiệm mấy giờ mỗi ngày, và viết ra câu tiếng Anh đúng như cách người bản xứ viết.
Tám tình huống phủ phần lớn tuần làm việc. Mỗi khuôn kèm vài cụm chắc chắn đúng, dùng ngay.
Một, xin thông tin hoặc tài liệu.
Mở đầu: *I hope this email finds you well*, hoặc gọn hơn *Hope you're doing well*.
Đưa yêu cầu: *Could you please send me [X]?* hoặc *Would it be possible to get [X]?*
Cho lý do: *I need this for [lý do ngắn]*.
Chốt: *Thank you in advance*.
Hai, xác nhận cuộc họp.
*Just confirming our meeting on [ngày] at [giờ]*.
*Looking forward to our discussion*.
Nếu cần đổi lịch: *Would it be possible to reschedule to [giờ mới]?*
Ba, xin lỗi vì trễ hạn.
*I apologize for the delay in getting back to you*, hoặc gọn: *Sorry for the delay*.
Nếu đính kèm: *Please find [X] attached*.
Bốn, đưa cập nhật dự án.
*Here's a quick update on [dự án]*.
Chia mục nhỏ: *Completed: ...* / *In progress: ...* / *Next steps: ...*
Chốt: *Let me know if you have any questions*.
Năm, đề nghị cuộc gọi.
*Would you be available for a quick call this week?*
*Please let me know a time that works for you*.
Giải thích vì sao cần gọi: *It would be easier to discuss this over a call*.
Sáu, từ chối lịch sự.
*Thank you for the offer, but I won't be able to [X]*.
Hoặc: *Unfortunately, I can't [X] at this time*.
Rồi cho một lý do ngắn hoặc đề xuất khác.
Bảy, cảm ơn sau khi nhận việc hoặc hỗ trợ.
*Thank you so much for [X]*.
*I really appreciate your help with [X]*.
*This is very helpful*.
Tám, theo dõi việc chưa xong, tức follow-up.
*Just following up on my previous email about [X]*.
*Any updates on [X]?*
*Let me know if you need anything else from me*.
Tám khuôn, không phải tám trăm. Làm chắc tám khuôn này là bạn đi qua được phần lớn tuần làm việc trong hộp thư.
Một bài tập nhỏ đổi cách bạn nhìn email từ nay về sau.
Mở hộp thư. Đọc hai mươi email đối tác gần nhất. Không đọc để trả lời, đọc để gạch chân các cụm lặp lại: cụm mở đầu, cụm đưa yêu cầu, cụm cảm ơn, cụm chốt cuối, cụm khi họ xin thêm thời gian.
Bạn sẽ thấy một điều làm nhẹ lòng: dù hai mươi người viết khác nhau, họ đều dùng chừng ba mươi tới năm mươi cụm giống nhau. Đó là bộ khuôn của ngành bạn, đã dùng chung nhiều năm.
Chép các cụm đó vào một file. Đó là ngân hàng khuôn riêng của bạn. Vài tuần sau bạn không cần mở file nữa, khuôn đã ở trong đầu.
Cách này khác sách mẫu câu công sở. Sách cho cụm chung, dùng mọi ngành. File của bạn cho cụm đúng ngành, đúng đối tác. Ngắn hơn mà chính xác hơn nhiều.
Có một bẫy người Việt hay rơi vào, làm email nghe cứng ngay từ dòng đầu: dùng ngôn từ trang trọng cho email hàng ngày.
Nhiều người mở bằng *Dear Sir/Madam*, kết bằng *Yours faithfully*. Nghe rất chỉnh theo mấy giáo trình cũ. Nhưng đọc email đối tác gửi cho bạn, họ không dùng những cụm đó cho công việc thường ngày.
Đối tác quen mở bằng *Hi [tên]* hoặc *Hello [tên]*, kết bằng *Best* hoặc *Best regards*. Ngắn, gọn, tự nhiên. Đấy là giọng của email công việc hiện tại.
*Dear Sir/Madam* và *Yours faithfully* dành cho thư trang trọng đặc biệt, ví dụ đơn xin việc gửi người chưa biết tên, hoặc thư khiếu nại chính thức.
Bẫy thứ hai: viết câu quá dài. Người Việt quen câu phức nhiều mệnh đề. Bê thẳng sang email tiếng Anh là tự làm khó mình. Email công việc chuộng câu ngắn, ý rõ, không rườm.
Có thể bạn nghĩ: bài này về viết, phát âm liên quan gì.
Nó liên quan chặt. Phần lớn email công việc đi kèm cuộc gọi. Bạn viết email xong, tuần sau đối tác đề nghị họp. Nếu viết được mà nói qua điện thoại không thoát nghĩa, cuộc gọi đó lại phải nhờ phiên dịch, hoặc tệ hơn, bạn né tránh.
Người viết được mà không nói được thường sống trong nỗi lo âm ỉ: mong đối tác đừng đề nghị gọi. Không phải cách sống lâu dài.
Hai kỹ năng ăn vào nhau. Viết cho bạn nền cụm. Nói cho bạn khả năng bật ra cụm đó bằng miệng, đúng lúc. Bỏ một chân, cái ghế lung lay.
Nếu nền âm đang lệch nhiều, cụm viết ra đúng nhưng đọc lên vẫn không ai hiểu. Bạn đo sàn ở bài Tự kiểm tra phát âm tiếng Anh trước khi quyết tiếp.
Đánh dấu những dòng bạn trả lời được ngay.
Từ bốn dòng trở lên, bạn đang đi trên khuôn. Dưới hai dòng thì bạn đang dịch, và đó là lý do mỗi email tốn quá nhiều thời gian. Kết quả này không nói gì về năng lực của bạn, nó chỉ nói bạn đang chọn nhầm việc.
Bắt đầu từ hộp thư của chính bạn. Đọc hai mươi email đối tác gần nhất, gạch chân các cụm lặp lại, ghi vào một file. Đó là bộ khuôn của ngành bạn, chính xác hơn sách mẫu câu chung.
*Hi [tên]* hoặc *Hello [tên]* cho email công việc hàng ngày với người bạn đã biết tên. *Dear Sir/Madam* chỉ dùng cho thư trang trọng đặc biệt như đơn xin việc gửi người chưa biết tên, hoặc thư khiếu nại chính thức.
Vì bạn đang dịch từng câu tiếng Việt sang tiếng Anh thay vì chọn khuôn có sẵn rồi lấp thông tin vào. Chuyển sang chọn khuôn thì cùng email đó bạn viết trong dưới bảy phút.
Không đủ. Sách cho cụm chung chung, dùng cho mọi ngành. Bạn cần cụm đúng ngành, đúng đối tác. Ngân hàng khuôn tự làm từ hộp thư của bạn có giá trị hơn một cuốn sách năm trăm mẫu câu đọc lướt.
Có, và cần sớm. Email công việc thường kèm cuộc gọi. Viết được mà nói qua điện thoại không ai hiểu thì lại phải nhờ phiên dịch, hoặc phải né.
Nếu bạn đọc tới đây và nhận ra mấy năm nay mình đang dịch chứ không phải viết, Hằng mong bạn ra khỏi bài này với một ý nghĩ khác: vấn đề nằm ở chỗ bạn chọn nhầm việc, không nằm ở tiếng Anh của bạn.
Hằng mời bạn xem một buổi học miễn phí tại Speakout.Live. Đăng ký xong vào học ngay, không phải chờ lịch. Trong buổi đó bạn sẽ thấy vì sao lâu nay mình cứ phải mở Google dịch trước khi mở Gmail.
Một buổi học miễn phí. Đăng ký xong là vào học ngay.
Đăng ký tại Speakout.Live