Bốn giờ chiều thứ Sáu, sếp ghé bàn bạn: "Tuần sau em trình bày cho khách hàng nước ngoài nhé, 10 phút thôi." Sếp đi rồi bạn ngồi im, tay còn cầm cái bút.
Tối đó bạn không ngủ được. Mở laptop, viết cả đoạn tiếng Việt, dịch sang tiếng Anh, chỉnh từng câu ngữ pháp. Đến khuya có gần bốn trang chữ. Bạn bắt đầu học thuộc.
Đến hôm thuyết trình, bạn nói được ba câu đầu trơn tru. Đến câu thứ tư, một chữ trong đầu bay mất, kéo theo cả đoạn. Bạn đứng như tượng ba giây rồi ấp úng đi tiếp. Phần còn lại bạn không nhớ mình đã nói gì.
Học viên đi làm cho công ty nước ngoài hay viết cho Hằng cùng một ý: mình làm được việc nhưng nói không được, mỗi lần bị mời lên trình bày là một lần chết nửa người.
Trong phương pháp Speakout, việc nói đi theo trục dọc từ cấp thấp lên cấp cao. Thuyết trình mười phút thuộc hai cấp cao nhất: cấp Đoạn và cấp Bài.
Nghĩa là mười phút của bạn không phải một bài đọc thuộc. Nó là một chuỗi đoạn kể tiếp nhau. Mỗi đoạn có một ý, có mở, có ví dụ, có chốt. Các đoạn nối bằng câu chuyển ý ngắn. Cái người nghe nhận về là bốn năm khối nhỏ xếp cạnh nhau gọn gàng, không phải một khối chữ liền.
Chuẩn bị bằng cấu trúc khác hẳn chuẩn bị bằng câu thuộc lòng. Cấu trúc là bộ khung, mất một câu vẫn nhớ ý chính. Câu thuộc lòng là chuỗi liền mạch, đứt một mắt xích là đứt cả chuỗi.
Học thuộc từng câu là dùng vùng trí nhớ ngắn hạn, giống như học bài kiểm tra vào tối hôm trước. Vùng đó dễ mờ, chập chờn dưới áp lực. Đứng trước mười người lạ, tim đập nhanh, một chữ trượt là cả đoạn trượt theo.
Quen với cấu trúc là dùng phản xạ, giống như đi xe máy quen đường về nhà. Cơ thể tự đi, áp lực không phá được. Người chuẩn bị bốn trang chữ để thuộc thường vấp nặng hơn người chuẩn bị một trang dàn ý, không phải vì dở tiếng Anh hơn, mà vì cách chuẩn bị khác nhau.
Chia mười phút thành ba khối. Đây là bộ khung dùng chung cho gần như mọi buổi thuyết trình ngắn.
Khối MỞ, chín mươi giây. Chào và giới thiệu: *Good morning everyone, my name is [tên] and I'm [chức vụ] at [công ty]*. Nêu chủ đề: *Today I'd like to talk about [chủ đề]*. Nêu mục tiêu: *By the end of this presentation, you'll understand [X]*. Nêu cấu trúc: *I'll cover three main points: first [A], second [B], and third [C]*. Bốn câu ngắn này là mốc cho người nghe bám vào.
Khối THÂN, bảy phút, ba luận điểm. Mỗi luận điểm gồm: một câu mở nêu ý chính, một hoặc hai ví dụ cụ thể, một câu kết. Ba luận điểm vừa đủ, hai thì thiếu chiều sâu, bốn thì bạn đuối và người nghe rối.
Khối CHỐT, chín mươi giây. Tóm tắt: *So to summarize, we've looked at [A], [B], and [C]*. Kết luận chính: *The main takeaway is [thông điệp cốt lõi]*. Mở Q&A: *Thank you for your attention. I'd be happy to answer any questions*.
Ba câu chốt này là dấu chấm hết. Không có chúng, người nghe không biết bạn đã xong hay chưa, và bạn hay kết cụt bằng *That's it, thank you* rồi tự lẩm bẩm khi đi về chỗ.
Phần rất nhiều người bỏ qua. Người nghe không có dàn ý trong tay, chỉ có tiếng bạn nói. Không có câu chuyển ý thì họ không biết bạn đang đóng luận điểm cũ hay đã bước sang luận điểm mới.
Từ mở sang thân: *Let's start with the first point*. Hoặc: *So, moving on to the first point*.
Giữa các luận điểm: *That brings me to my next point, which is [...]*. Hoặc: *Now, let's look at [...]*. Hoặc: *Building on that, [...]*.
Chuyển sang chốt: *So, to wrap up*. Hoặc: *Before I finish, let me summarize*.
Quản lý thời gian, khi bị lố hoặc cần bỏ chi tiết phụ: *I'll come back to this in a moment*. Hoặc: *For the sake of time, let me move on*.
Thuộc đúng nhóm câu này là có bộ dây cứng nối các đoạn với nhau. Mất một ý ở giữa cũng vẫn chuyển sang luận điểm sau gọn gàng.
Phần Q&A đáng sợ hơn phần thuyết trình. Trong mười phút chính bạn kiểm soát nội dung, đến Q&A câu hỏi có thể ở bất kỳ hướng nào. Cách xử lý không phải biết mọi câu trả lời, mà có sẵn bộ câu để có chỗ đứng khi bối rối. Học thuộc bốn nhóm dưới đây.
Khi câu hỏi khó, cần thời gian nghĩ: *That's a great question, let me think about it for a moment*. Hoặc: *Interesting point, I'd like to consider that*. Câu này cho bạn năm giây để sắp xếp ý, thay vì đứng im nhìn vào không khí.
Khi không biết câu trả lời: *That's outside my area of expertise, but I can find out and get back to you*. Hoặc: *I don't have the exact figure, but I can send it to you after the meeting*. Nói ra chuyên nghiệp thì người ta thấy đáng tin hơn là bịa câu trả lời không chắc.
Khi câu hỏi lệch chủ đề: *That's a good point but it's outside today's scope*. Hoặc: *Happy to discuss that separately after the meeting*.
Khi không rõ câu hỏi: *Could you clarify what you mean by [X]?*. Hoặc: *Are you asking about [A] or [B]?*. Hỏi lại tốt hơn đoán bừa rồi trả lời trật hướng.
Trong đối thoại, người nghe có thể đoán ý bạn qua ngữ cảnh, qua nét mặt, qua câu hỏi ngược. Bạn phát âm chệch một chỗ, họ vẫn đoán ra.
Trong thuyết trình, bạn phát biểu mười phút liền một dòng. Mỗi âm sai nhỏ đều tích lại thành ấn tượng chung. Đặc biệt là trọng âm câu, tức chỗ bạn đẩy mạnh vào từ nào trong mỗi cụm. Nó quyết định người nghe có bám được ý chính không, hay chỉ nghe đủ từ mà không tìm ra bạn đang muốn nhấn cái gì. Phần chi tiết Hằng đã viết ở Trọng âm câu trong tiếng anh, đọc trước khi vào phần luyện.
Mỗi ngày khoảng ba mươi phút.
Ngày một và hai: viết dàn ý ba khối. Không viết cả câu, chỉ viết ý chính và ví dụ. Một trang A4 là đủ.
Ngày ba: thu âm mình nói theo dàn ý, không đọc. Nghe lại, đánh dấu chỗ vấp và chỗ bí từ.
Ngày bốn: nói lại lần hai, khắc phục chỗ vấp. Đo thời gian. Lố hai phút thì cắt ví dụ ở luận điểm dài nhất.
Ngày năm: nói lại lần ba trước gương, quan sát ngôn ngữ cơ thể. Ngày cuối trước buổi thuyết trình chỉ nghỉ ngơi, ngủ sớm.
Ba lần nói cách nhau, có thời gian ngấm, hơn một buổi ngồi lì học thuộc bốn tiếng vào tối trước.
Slide đầy chữ nhìn như chỗ dựa, thực ra là chỗ chôn bạn. Khán giả đọc nhanh hơn bạn nói. Họ đọc xong, nhìn bạn và chờ. Bạn thấy phòng im lặng khó chịu, rồi nói nhanh hơn để lấp. Slide chỉ nên có từ khoá và hình, ba đến năm chữ một dòng là vừa. Đó là chỗ để người nghe dừng mắt, không phải chỗ để bạn đọc.
Đánh dấu những dòng bạn trả lời được ngay.
Bốn dòng trở lên là chuẩn bị đúng hướng. Dưới ba dòng nghĩa là phần lớn công chuẩn bị đang đổ vào chỗ dễ vỡ nhất, tức là câu thuộc lòng.
Chuẩn bị bằng cấu trúc, không bằng câu thuộc lòng. Mở chín mươi giây, thân bảy phút chia ba luận điểm, chốt chín mươi giây. Thuộc bộ câu chuyển ý giữa các khối, và bộ câu ứng biến cho Q&A. Đó là thứ giữ bạn đứng vững khi mất một ý ở giữa hoặc gặp câu hỏi ngoài dự kiến. Luyện qua năm ngày, thu âm rồi đo, không ngồi học thuộc bốn tiếng vào tối trước.
Chỉ viết dàn ý. Viết cả bài rồi học thuộc là bẫy phổ biến nhất, quên một câu là quên cả đoạn. Dàn ý một trang cho phép bạn kể theo cấu trúc, mất một ý vẫn giữ được mạch.
Nhắm đúng chín phút ba mươi giây. Dưới áp lực, hầu hết mọi người nói nhanh hơn lúc luyện. Dôi ra ba mươi giây là vừa đủ để hôm đó rơi vào mười phút.
Dùng một câu chuyển ý để nhảy sang luận điểm tiếp theo, ví dụ *That brings me to my next point*. Không cần giải thích, không cần xin lỗi. Người nghe không có dàn ý của bạn.
Có. Trước ngày thuyết trình, viết ra năm câu hỏi có khả năng cao người ta sẽ hỏi, chuẩn bị câu trả lời cho từng câu. Với câu ngoài dự kiến, dùng bộ câu ứng biến ở phần ba.
Hoàn cảnh khá gấp, không có cách nào xây cấp Âm trong một tuần. Việc thực tế nhất là dùng dàn ý và bộ câu chuyển ý để giữ cấu trúc, nói rõ từng từ với tốc độ chậm. Sau buổi này, quay lại xây từ cấp Âm để lần sau khác đi.
Nếu bạn đang có một buổi thuyết trình sắp tới, hoặc từng có một buổi mà bạn không muốn nhớ lại, Hằng mời bạn xem một buổi học miễn phí tại Speakout.Live. Đăng ký xong vào học ngay, không cần chờ lịch.
Trong buổi đó Hằng sẽ chỉ cho bạn thấy vì sao học thuộc câu lại bấp bênh hơn học theo cấu trúc, và cấu trúc đó dựng lên từ những viên gạch bạn đã có sẵn.
Một buổi học miễn phí. Đăng ký xong là vào học ngay.
Đăng ký tại Speakout.Live